KPI

Aldona Gaudyn

31 lipca 2025

Jak prezentować KPI swojego działu, żeby zainteresować managerów innych działów i co możesz na tym zyskać?

Prezentacja KPI (Key Performance Indicators) to coś więcej niż tylko pokazanie liczb i procentów. To okazja, by pokazać wpływ swojego działu na cały biznes, zbudować relacje międzydziałowe, zyskać sojuszników i definiować działania, które naprawdę mają sens i przekładają się na wyniki organizacji.

Wielu specjalistów i liderów przygotowuje raporty „do szuflady” lub prezentuje je w sposób interesujący jedynie dla własnego zespołu. Tymczasem dobrze przygotowana prezentacja KPI może przekroczyć granice działu i przynieść realne korzyści również Tobie.

Jak pokazywać KPI, które są interesujące dla innych?

1. Dostosuj kontekst do odbiorcy

Zamiast mówić: „Zrealizowaliśmy 94% SLA w Q2”, powiedz:„Dzięki utrzymaniu SLA na poziomie 94%, dział sprzedaży mógł szybciej odpowiadać na zapytania klientów, co przełożyło się na wzrost konwersji”.

➡ Zawsze odpowiadaj sobie na pytanie:„Co ten KPI znaczy dla osoby z innego działu?”

2. Pokaż zależności i wpływ na wspólne cele

Jeśli jesteś w dziale IT, pokaż jak stabilność systemów wpłynęła na efektywność działu operacji. Jeśli w HR np. jak sprawna rekrutacja wpłynęła na płynność pracy działu, którego dotyczyła.

➡ KPI Twojego działu to tylko jedno ogniwo. Pokaż, jak wpływa na cały łańcuch wartości.

3. Zadbaj o formę – nie każdy „żyje Excelem”

Nie zakładaj, że wszyscy zrozumieją wykres Gantta czy analizę regresji. Zamiast tego:Stosuj storytelling: opowiedz krótką historię danychUżywaj wizualizacji (proste, przejrzyste wykresy)Zamiast 20 slajdów – wybierz 3, które naprawdę coś mówią

➡ Mniej znaczy więcej, szczególnie dla zajętych managerów.

4. Pokaż trendy

Trendy, które pokazują jak zmienia się sytuacja w kwartale czy roku pokazują z czym się mierzycie. Jest to doskonała okazja do wskazania wprowadzonych usprawnień czy wzrostu obłożenia pracą.

➡ Ten rodzaj prezentacji często zachęca słuchaczy do zadawania pytań a dzięki nim masz okazje do podkreślenia proaktywności swojego działu i wyzwań, które pokonaliście.

Jakie są korzyści dla Ciebie?

✅ Budujesz widoczność – pokazujesz, że Twój dział ma realny wpływ na cele organizacji.

✅ Zyskujesz zrozumienie i wsparcie – łatwiej o współpracę międzydziałową, a nawet dodatkowe zasoby.

✅ Stajesz się partnerem biznesowym, nie tylko specjalistą – Twoje KPI to argumenty w rozmowie o strategii.

✅ Rozwijasz swoją markę osobistą – manager, który potrafi mówić językiem biznesu, to rzadkość i wartość.

Twoje dane mają znaczenie, ale tylko wtedy, gdy potrafisz je opowiedzieć w kontekście innych. KPI, które są zrozumiałe i powiązane z celami innych działów, budują mosty. A na końcu tych mostów mogą być właśnie nowe możliwości dla Ciebie i całej organizacji.

Niech KPI będzie inspiracją do działania a nie tylko „suchym faktem”.

Chcesz dowiedzieć się więcej, umówić się na spotkanie

lub rozmowę?

Skontaktuj się ze mną

Obserwuj mnie w social mediach