Procedury w zespole: zbędna biurokracja czy fundament skutecznego przywództwa? Perspektywa ILM72

Aldona Gaudyn

07 kwietnia 2026

W mojej praktyce zawodowej często spotykam się z liderami, którzy na słowo „procedura” reagują niemal alergicznie. Mówią: „Chcę, żeby mój zespół był zwinny i kreatywny, a nie skrępowany korporacyjnymi schematami”. Zwinność, partnerstwo i relacyjność to oczywiście piękne i niezwykle pożądane wartości. Problem pojawia się jednak wtedy, gdy w imię wolności nieświadomie wpadamy w pułapkę chaosu.

Jak zatem pogodzić elastyczność z potrzebą porządku? Ciekawych odpowiedzi dostarcza ILM72 (Integrated Leadership Measure) - świetnie zwalidowane narzędzie psychometryczne, które mierzy nasz styl przywództwa. Opierając się na założeniach tego zintegrowanego modelu, chcę Wam pokazać, dlaczego procedury są nie tylko ważne, ale wręcz niezbędne w skutecznym zarządzaniu zespołem.

Zintegrowany Model Przywództwa: Dlaczego skrajności szkodzą?

Badanie ILM72 mierzy zachowania liderskie na trzech skalach globalnych (koncentracja na rezultatach, na poszczególnych osobach i na zespole) oraz na skalach szczegółowych. Najważniejszym założeniem tego modelu jest słowo integracja.

Skuteczny lider to nie ten, który jest wyłącznie empatycznym kumplem, ani nie ten, który zachowuje się jak bezduszny egzekutor z Excelem w dłoni. To ktoś, kto potrafi świadomie i elastycznie poruszać się między różnymi wymiarami w zależności od sytuacji, dojrzałości zespołu i celów biznesowych. Spojrzenie na codzienne zarządzanie przez pryzmat wymiarów ILM72 idealnie tłumaczy, dlaczego ramy w postaci mądrze napisanych procedur są dla zespołu wsparciem.

1. Skala zaangażowania: Elastyczność vs. Zasadniczość (Struktura)

Wielu początkujących menedżerów uważa, że całkowita elastyczność to jedyna droga do maksymalnego zaangażowania ludzi. Badania i twarda praktyka biznesowa pokazują jednak coś innego - każdy zespół potrzebuje ram. Zasadniczość w modelu ILM72 nie oznacza mikrozarządzania, ale jasność standardów.

Procedury stanowią rodzaj organizacyjnej umowy psychologicznej. Kiedy pracownik wie, jak krok po kroku ma wyglądać proces rozwiązywania problemu klienta, onboardingu czy zgłaszania ryzyka projektowego, nie traci energii na wymyślanie koła od nowa. Struktura daje bezpieczeństwo psychologiczne.

Paradoksalnie, to właśnie dobrze skonstruowane ramy uwalniają prawdziwą wolność. Zespół, który ma opanowane procedury w sytuacjach standardowych, ma zachowane rezerwy energii i kreatywności na radzenie sobie z sytuacjami kryzysowymi.

2. Orientacja na cele: Proces vs. Efekt

ILM72 bada, czy lider w dążeniu do celu skupia się na ostatecznym rezultacie, czy też na procesie, który do niego prowadzi. Ekstremalne wychylenie skali w stronę "efektu" („nieważne jak to zrobisz, ważne, żeby wynik dowieźć na piątek”) buduje presję, która na dłuższą metę wypala ludzi.

Procedura to nic innego jak zoptymalizowany proces. Zdejmuje ona z barków pracownika ogromny ciężar odpowiedzialności za niewiadomą, rozbijając drogę do celu na przewidywalne etapy. Gdy proces jest zdefiniowany, lider może wspierać pracownika na poszczególnych krokach, zamiast jedynie rozliczać go z końcowego wyniku.

3. Skala nagradzania: Pochwały vs. Wymagania

W badaniu ILM72 znajdziemy również wymiar określający sposób oceny pracy. Aby docenianie i pochwały miały realną wagę i motywowały, muszą opierać się na obiektywnych kryteriach.

Jak ocenić, czy ktoś wykonał ponadprzeciętną pracę, jeśli nigdy nie ustaliliśmy, czym jest organizacyjne „minimum”? To właśnie procedury i zdefiniowane standardy wyznaczają ową bazę. Dzięki nim ocena pracownika staje się obiektywna. Udzielając feedbacku, odnosimy się do umówionego procesu, a nie do osobistych preferencji. To eliminuje poczucie niesprawiedliwości i umacnia autorytet lidera.

Jak wdrażać procedury w duchu "Integrated Leadership"?

Skoro wiemy już, że w zintegrowanym przywództwie potrzebujemy struktury, warto zastanowić się, jak ją budować, by nie zabić w zespole ducha inicjatywy:

Zrezygnuj z tworzenia w próżni - skup się na współpracy. Angażuj pracowników w mapowanie procesów i tworzenie zasad. Procedura wypracowana wspólnie z ludźmi, którzy będą na niej operować, ma bez porównania większą szansę na sukces niż dokument zesłany z gabinetu szefa.
Dbaj o użyteczność - zanim wprowadzisz nową procedurę, zadaj zespołowi pytanie: „Jaki realny problem chcemy dzięki temu rozwiązać?”. Procedury mają usuwać przeszkody i ułatwiać życie. Jeśli tworzysz zasady tylko po to, by mieć „podkładkę”, budujesz w organizacji biurokratyczny beton.
Pamiętaj o relacjach i informacji zwrotnej - wdrażanie zmian bywa trudne. Obserwuj reakcje zespołu, stwórz przestrzeń na pytania i bądź gotowy na iteracyjne ulepszanie procedur. Zintegrowany lider z jednej strony pilnuje ram, z drugiej – z empatią reaguje na głosy z wewnątrz.

Zarządzanie to ciągłe szukanie balansu. ILM72 przypomina nam, że dojrzałe przywództwo wymaga zintegrowania miękkich kompetencji relacyjnych z solidnym, merytorycznym kręgosłupem. Procedury są dokładnie tym kręgosłupem. Pozwalają usystematyzować jakość, chronią know-how firmy i redukują stres u Twoich ludzi.

Zostawiam Was z małą inspiracją do autocoachingu: pomyślcie o jednym obszarze w Waszym dziale, w którym regularnie „gasicie pożary”, pojawiają się konflikty lub niedomówienia. Być może to jest właśnie ten moment, w którym odrobina liderskiej zasadniczości i wpisana w zaledwie kilku punktach procedura, uratują Waszą zespołową energię.

Chcesz dowiedzieć się więcej, umówić się na spotkanie

lub rozmowę?

Skontaktuj się ze mną

Dane firmy

TowardsYou Aldona Gaudyn

ul. Hiacyntowa 3/45

62-510 Konin

NIP 665-266-0725

tel. 502-202-625

e-mail: kontakt@towardsyou.pl

Obserwuj mnie w social mediach